Godišnji popis imovine

Popis je postupak utvrđivanja stvarnog stanja ukupne imovine i obaveza pravnog lica ( i preduzetnika) na određeni dan u toku poslovne godine.

Zašto je bitno da se sprovodi procedura popisa? Osnovni cilj popisa je usaglašavanje stanja imovine i obaveza (iskazanog u poslovnim knjigama) sa njihovim stvarnim stanjem, kako bi finansijski izveštaji pravnog lica objektivno i istinito prikazivali finansijsko stanje i rad pravnog lica. Pored ovog osnovnog cilja, popis je i jedan od načina kontrole rada lica kojima su povereni poslovi rukovođenja određenom imovinom (npr. poslovođe maloprodajnog objekta). Dva pravna akta bave se temom popisa i to Zakon o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 73/2019 i 44/2021 – dr. zakon – dalje: Zakon), i Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS“, br. 89/2020 ), a svako pravno lice može doneti i interni opšti akt kojim će regulisati osobenosti sprovođenje popisa.

Ko mora da sprovodi popis? Obaveza vršenja popisa postoji za sva pravna lica i preduzetnike, bez obzira na pravnu formu i delatnost kojom se bave. Popisi se sprovode kao redovni u sledećim situacijama- na početku poslovanja, na kraju poslovne godine, odnosno na dan bilansa stanja (redovni ili godišnji popis) kao i prilikom primopredaje dužnosti računopolagača, promene prodajnih cena proizvoda i robe u maloprodajnom objektu i u drugim slučajevima predviđenim zakonom (vanredni popis).

Šta se popisuje? Predmet popisa je ukupna imovina koja se nalazi u vlasništvu pravnog lica, bez obzira gde se ista nalazi. Ukoliko se tokom popisa utvrdi da u državini pravno lice ima i tuđu imovinu, tada pravno lice ima dužnost da popiše ovu imovinu na posebnim popisnim listama, i dostavi ih vlasniku te imovine najkasnije u roku od deset dana od dana na koji je popis izvršen.

Imovina i obaveze se popisuju sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Ukoliko pravno lice, međutim, vodi stalnu količinsku i vrednosnu evidenciju o ulazu i izlazu imovine, kao stanje na dan 31. decembra može upisati njeno knjigovodstveno stanje na taj dan, pod uslovom da je u toku godine izvršen popis imovine i da su viškovi i manjkovi utvrđeni tim popisom proknjiženi na osnovu odluke nadležnog organa pravnog lica, odnosno preduzetnika.

Kako se sprovodi popis? Uobičajene radnje u organizaciji i sprovođenju popisa takođe su definisane Zakonom i pravilnikom.
Tako je pre sprovođenja godišnjeg popisa potrebno preduzeti određene pripremne radnje, čija je namena da obezbede da popis bude sproveden bez ometanja i da prikaže objektivne činjenice. Neke od uobičajenih pripremnih radnji su usklađivanje prometa i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnim knjigama, sravnjivanje dokumentacije o imovine koja je tuđa svojina, ali se po nekom osnovu nalazi u državini pravnog lica koje sprovodi popis, usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza pravnog lica sa svojim dužnicima i poveriocima odgovarajućim ispravama (IOS), formiranje popisnih komisija i donošenje plana sprovođenja popisa, priprema i štampanje i dostavljanje popisnih lista… Popisne komisije sprovode popis brojanjem, merenjem i drugim uobičajenim radnjama radi utvrđivanja količina i stvarnog stanja imovine, te utvrđivanja manjkova i viškova, kao i zaliha slabijeg kvaliteta, oštećenih i neupotrebljivih zaliha, utvrđivanja uzroka nastanka manjkova i slično. Kada se popiše celokupna imovina, komisija za popis pristupa izradi Izveštaja o sprovedenom popisu.
Izveštaj o izvršenom popisu se dostavlja najkasnije 60 dana pre isteka roka za dostavljanje redovnog godišnjeg finansijskog izveštaja, odnosno najkasnije 30 dana po izvršenom popisu u toku godine, dakle do kraja januara nadležnom organu pravnog lica, internom revizoru, a ako pravno lice podleže obaveznoj reviziji i društvu za reviziju sa kojim je zaključilo ugovor o reviziji.
Izveštaj o sprovedenom popisu sadrži minimalno zakonom propisane elemente, koji uključuju i predlog knjiženja utvrđenih manjkova i viškova imovine.
U praksi većine pravnih lica tada se postavlja i pitanje odgovornosti zaposlenih kojima je povereno upravljanje imovinom za štetu na toj imovini (manjak), mada i viškovi mogu ukazivati na nepravilno vođenje evidencije o ulazu i izlazu robe. Pitanje utvrđivanja i eventualne naplate štete koju zaposleni pričini poslodavcu na ovaj način, regulisano je tek okvirno Zakonom o radu i Zakonom o obligacionim odnosima, a sama procedura utvrđivanja štete ostavljena je poslodavcu na uređivanje unutrašnjim opštim aktom (Pravilnik o radu ili poseban pravilnik o proceduri utvrđivanja i nadoknade štete).
Nadležni organ u pravnom licu, ima rok od 60 dana (pre isteka roka za dostavljanje redovnog godišnjeg finansijskog izveštaja) da donese Odluku o usvajanju Izveštaja o izvršenom popisu i knjiženja utvrđenih neusaglašenosti, sve sa ciljem da finansijski izveštaji pravnog lica na objektivni način prikazuju finansijsko stanje i uspešnost rada pravnog lica. Prema članu 44. Zakona, pravna lica i preduzetnici dužni su da, za statističke potrebe i radi javnog objavljivanja, dostave Agenciji za privredne registre, redovne godišnje finansijske izveštaje za izveštajnu godinu, do 31. marta naredne godine.

Ovaj tekst je samo informativnog karakter i ne predstavlja pravni savet niti tumačenje zakona.