Kako čuvate svoju poslovnu dokumentaciju?

• Odredbe novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti su u primeni od 01.02.2021.godine

Reči “ arhiva” i “arhiviranje” koristimo u svakodnevnom radu, a svi znamo da postoje ustanove koje u svom nazivu sadrže i reč “arhiv”. Ali, da li znamo šta sve može biti arhiva, i koje su naše zakonske obaveze u pogledu vođenja i obeležavanja poslovne dokumentacije, njenog odlaganja, čuvanja, i uništavanja,  te  kakve sve procedure je potrebno da primenimo u tretiranju naše arhivske građe?  Na kraju krajeva,  kakve rizike preuzimamo ukoliko ne ispoštujemo norme zakona u ovoj oblasti?

U našim propisima, reč arhiva do sada se pojavljivala u jednom članu Zakona o kulturnim dobrima  koji je donet još 1994. godine, gde se u poglavlju pod naslovom: Vrste kulturnih dobara i dobra koja uživaju prethodnu zaštitu, u pokretna kulturna dobra ubraja i Arhivska građa.

Naša zemlja je tako bila jedna od retkih zemalja u svetu koja nema zakon kojim je sveobuhvatno uređena zaštita arhivske građe, kao izuzetno važnog segmenta kulturnog nasleđa, dugo godina.

Prošle godine je Narodna skupština Republike Srbije usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020 – dalje: Zakon) koji je stupio na snagu 01.02.2020.godine a primenjuje se počev od 01.02.2021.godine,  i tako posle dugog niza godina ponovo regulisala ovu oblast posebnim zakonom.

Zakon je veoma složen, pa ćemo ovim tekstom obuhvatiti par novina koje je uveo i skrenuti pažnju na neka pitanja koja iz njega proističu kao praktična za primenu u svakodnevnom radu privrednih subjekata.

Pitate se: “Da li sam ja stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala?”  Zakon definiše da je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem (radom) nastaje arhivska građa i dokumentarni materiјal, Stvaralac arhivske građe.

Šta je onda Arhivska građa?  Arhivska građa je celina dokumenata ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem privrednih društava i preduzetnika, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblast i kao takva se trajno čuva.

​​Potpuna novina koju je uveo Zakon je kategorija Arhivske građe u elektronskom obliku, i definiše je kao arhivsku građu koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, predviđa istovremeno i osnivanje posebnih ustanova koje će se baviti čuvanjem arhivske građe u elektronskom obliku.

Dokumentarni materijal koji se trajno čuva, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti​​ ni uništiti bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

A kako da znamo šta se trajno čuva, i ko o tome odlučuje?

Ovde dolazimo do jedne složene administrativne procedure, koju je potrebno kontinuirano primenjivati u svakodnevnom radu jednog privrednog subjekta, čije ćemo osnovne obrise predstaviti u daljem tekstu.  Najpre, potrebno je naglasiti da su rokovi čuvanja poslovne dokumentacije propisani različitim propisima  dok je za neku dokumentaciju predviđeno da se čuva trajno. Za dokumentaciju koja se ne čuva trajno predviđena je mogućnost uništavanja, s tim što je za uništavanje dokumentacije potrebna saglasnost nadležnog organa. Novi zakon definiše jedan opšti rok kroz normu koja glasi:  Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Stvaralac arhivske građe je dužan da savesno čuva, u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali i u tom cilju dužan je da:

1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;

4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;

5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;

6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;

7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;           

8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;

10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;

11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;

12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Sada se svi pitamo “a zašto sam dužan da sve ovo obezbedim”?  Zakonodavac je predvideo ovo vaše pitanje, pa je tako u glavi pod nazivom “Kaznene odredbe” definisao novčane kazne kojima će Vas motivisati da se pažljivo odnosite prema svojoj poslovnoj dokumentaciji, pa tako predviđa više situacija koje su osnov za određivanje visine i naplate sankcije od kojih ćemo navesti par ilustrativnih:

Novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara kazniće se za prekršaj pravno lice ako se ne pridržava bilo koje od svojih obaveza koje smo gore pobrojali, ali i ako ne donese opšta unutrašnja akta predviđena Zakonom (Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala; Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata).

Ista sankcija je zaprećena stvaraocu arhivske građe i ako uništi dokumentarni materijal bez odobrenja nadležnog arhiva ali i ako ne preda sređenu i popisanu arhivsku građu nadležnom arhivu. Ovde bismo napomenuli da ovo, uglavnom, nisu nove obaveze – na sličan način dužni ste bili da postupate i do 01.02.2021.godine, ali sada je konačno ova materija obuhvaćena jednim Zakonom, a i kršenje je sankcionisano ozbiljnim iznosima novčanih kazni.

Međutim, imajući u vidu da privreda u svom radu stvara i arhivsku građu koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, koja će morati da se čuva u skladu sa odredbama Zakona ali i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje, primena zakona će izvesno doprineti potrebi za određenim ulaganjima u adekvatnu računarsku opremu, opremu za digitalizaciju, mikrofilmovanje, i konzervaciju dokumenata.

Ovaj tekst je samo informativnog karakter i ne predstavlja pravni savet niti tumačenje zakona.